Der Ettlinger Digitalisierungsspezialist SoftProject bringt im März 2019 die Version 6.0 seines Kernprodukts X4 Suite auf den Markt. Bis zum Release wird das Unternehmen jede Woche ausgewählte neue Features der Digitalisierungsplattform vorstellen. Die zweite Neuheit nach dem bereits vorgestellten X4 Case Management sind die X4 BPM Rules. Mit dieser Produktkomponente, die den neuen DMN-Standard unterstützt, können Business-Analysten, Prozessverantwortliche, Consultants oder Mitarbeiter aus Fachabteilungen durch fachliche Regeln und automatische Entscheidungen ohne Programmieren Geschäftsprozesse steuern und nicht mehr dem Zufall überlassen. Das alles funktioniert auf einer grafischen Oberfläche mithilfe von vordefinierten Prozessbausteinen.

Zentrales Element der X4 BPM Rules sind Entscheidungstabellen, die der Prozessverantwortliche direkt definieren und bearbeiten kann – ohne die Unterstützung eines Technikers oder Software-Entwicklers. Darin lassen sich Regeln und Logiken für Entscheidungen festlegen, diese automatisch prüfen und das Ergebnis zur Weiterverarbeitung in den Geschäftsprozess zurückgeben. Die Produktkomponente X4 BPM Rules lässt sich für individuelle und allgemeine Unternehmensabläufe wie Bestellvorgänge oder Freigabeprozesse, wie beispielsweise eine digitalisierte Urlaubsfreigabe, nutzen. Die Entscheidungsgrundlage bilden die in der Tabelle eingegebenen und frei wählbaren Merkmale und Fachdaten; bei einer elektronischen Rechnungsprüfung beispielsweise die Rechnungssumme oder die Währung. Auf der Basis der im Bedingungs-Editor festgelegten Regeln wird automatisch die Entscheidung getroffen, wie die Rechnung im Geschäftsprozess weiterverarbeitet wird.

Auch als Nicht-Techniker Entscheidungsregeln festlegen

Die voll funktionsfähigen Entscheidungsbausteine lassen sich per Drag & Drop aus der Palette mit Zeichnungselementen auf die grafische Oberfläche ziehen und an der gewünschten Stelle in den Geschäftsprozess integrieren. Die Bausteine sind flexibel, Anmerkungen wie weiterführende Beschreibungen oder Begriffserklärungen können jederzeit hinzugefügt werden. Die Nutzerfreundlichkeit von X4 BPM Rules wird durch die sogenannte Simple Friendly Enough Expression Language (S-FEEL) noch deutlich erhöht. Mit dieser Ausdruckssprache lassen sich Entscheidungslogiken in natürlicher Sprache „business friendly“ beschreiben. Darüber hinaus erfüllt X4 BPM Rules den von der Object Management Group (OMG) definierten offiziellen Notationsstandard „Decision Model and Notation“ (DMN) für Entscheidungsregeln im Geschäftsprozess-Management. Dieser Standard bestimmt, wie Organisationen sich wiederholende Entscheidungen beschreiben sollten und bietet eine einfache Möglichkeit für effizientes Modellieren.

Beispiel: Freigabeprozess automatisiert steuern – ohne Programmieren

Am Beispiel eines Freigabeprozesses im Rahmen einer elektronischen Rechnungsprüfung wird der Nutzen von X4 BPM Rules deutlich. Eine hilfreiche Entscheidungsregel ist, dass Rechnungen abhängig vom Rechnungsbetrag automatisiert freigegeben werden. Mit X4 BPM Rules kann ganz einfach definiert werden, dass Rechnungen unterhalb von 100 Euro automatisch freigegeben werden, Rechnungen zwischen 100 und 5.000 Euro dagegen an einen Sachbearbeiter weitergeleitet werden. Übersteigt der Rechnungsbetrag 5.000 Euro, dann wird die Rechnung an einen Abteilungsleiter weitergeleitet, der in diesem Fall für die Freigabe verantwortlich ist. Ein anderes Beispiel ist die automatisierte Zuweisung an die für die Freigabe zuständige Abteilung je nach Lieferanten.

Über das integrierte Monitoring-Tool lässt sich in Echtzeit der Fachstatus prüfen- Der Prozessverantwortliche kann zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, in welchem Prozessschritt sich die Rechnung befindet, von wem sie bearbeitet, abgelehnt oder weitergeleitet wurde. Die gesamte Historie wird transparent und nachvollziehbar dokumentiert und gespeichert.