„Mit dem aktuellen Release treiben wir die digitale Zukunft in Unternehmen weiter konsequent voran“, sagen Patrick Toball, Entwicklungsleiter und Gerhard Lier, Innovation Manager, beide bei der SoftProject GmbH. „Die Neuentwicklungen zahlen direkt auf die Kundenbedürfnisse ein und richten sich nach den höchsten aktuellen und künftigen Digitalisierungs- und Qualitätslevels auf dem Markt. Mit den neuen Features können Unternehmen aller Branchen jetzt noch schneller und einfacher ohne Programmieren ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren.“ Zudem sei die Digitalisierungsplattform sowohl speziell darauf ausgerichtet, Menschen und Systeme effizient zu verbinden, als auch neue Geschäftsmodelle und neue Technologien wie das Internet of Things, Big Data oder Machine Learning und Künstliche Intelligenz zu erschließen.

Ab sofort unterstützt die X4 BPMS Keycloak als neuen Standard. Die Open-Source-Software bietet eine zentrale Benutzerverwaltung, mit der Administratoren Benutzern aus dem Netzwerk unterschiedliche Rollen, Zugriffsrechte und Berechtigungen für Anwendungen und Systeme zuweisen können – alles systemübergreifend und zentral mithilfe einer übersichtlichen Administrationskonsole. Erleichtert wird die Arbeit zusätzlich durch eine rollenbasierte Zugriffsteuerung: Benutzer werden bestimmten Rollen zugewiesen, die festlegen, auf welche Anwendungen und Systeme sie in welchen Umfang wie lange etc. zugreifen dürfen. Die hinterlegten Rechte gelten übergreifend für mehrere Anwendungen. Der Aufwand, einem Benutzer separate Zugriffsrechte auf eine Anwendung oder ein System zu geben, entfällt. Das spart Zeit, beschleunigt die Anmeldeverfahren und vermeidet die Pflege von redundanten Benutzerdaten. Da die Benutzer immer exakt für ihre Aufgaben authentifiziert sind, können Ressourcen optimal geplant und effizient koordiniert werden, beispielsweise bei gemeinsamen Projekten wie der Erstellung von digitalen Geschäftsprozessen oder Web Apps.

Ein weiteres Highlight des neuen Releases ist das erweiterte X4 Case Management. Prozessverantwortliche, Business Analysten und Fachanwender können damit Geschäftsprozesse auf einer grafischen Oberfläche designen und nach ihren Wünschen direkt auf der Geschäftsprozessebene modellieren, abbilden und ausführen – inklusive Geschäftslogiken und ohne einen Techniker oder Software-Entwickler heranziehen zu müssen.

Die Basis von X4 Case Management sind auswählbare Zeichenelemente und vorgefertigte, mit Funktionen hinterlegte Prozessbausteine für bestimmte Aufgaben und Aktivitäten, die sich einfach per Drag-and-drop in Prozesse einfügen lassen. Selbst Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten lassen sich für beschleunigte und effiziente Abläufe ohne Programmieren und ohne Medienbrüche über Human-Task-Bausteine in die Prozesse integrieren.

Darüber hinaus ermöglicht es die intuitiv bedienbare Software den fachlichen Status und die Fachdaten zu bearbeiten und zu definieren. Fachdaten sind die Merkmale, die einen Prozess – wie Freigabe-, Bestell-, Supportprozesse aber auch Prozesse im Personalwesen oder in der Auftragsverarbeitung etc. – auszeichnen. In einem Rechnungsprozess sind Fachdaten beispielsweise die Rechnungsnummer, der Rechnungsbetrag oder die Währung, aber auch Informationen zum Rechnungssteller, wie die Adresse oder die Umsatzsteuer-ID.

Sind die Fachdaten einmal definiert, können sie wiederverwendet werden. Auch die Vererbung in untergeordnete Prozesse (Subprozesse) erfolgt ab dem Release 7.0 automatisch.

Hervorzuheben ist im neuen Release zudem die verbesserte, strukturierte und separate Darstellung der einzelnen Prozessmodelle, die Vorgänge beschreiben. Die optimierte Übersicht vereinfacht die Bearbeitung und Zuordnung der einzelnen Modelle wesentlich.

Neu in der Version 7.0 der X4 BPMS ist ein Data Grid, mit dem sich Daten einfach und flexibel in tabellarischer Form darstellen lassen. Grundlage dafür sind die über 200 Standardadapter, mit denen sich sämtliche Systeme verbinden, Daten noch präziser steuern und verwalten und so digitale Geschäftsprozesse effizient gestalten lassen.

Die X4 BPMS sammelt die Daten und leitet sie an das Data Grid weiter. Dadurch lassen sich aus Daten unterschiedlicher Quellen schnell übersichtliche Tabellen gestalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Daten von einem CRM, ERP, Webshop, aus der Cloud oder von Maschinensensoren handelt. Ein großes Repertoire an Standardfunktionen – wie Sortieren, Filtern, Paging, Mehrfachauswahl oder eine individuelle Spaltenkonfiguration – machen die Bearbeitung flexibel und leicht. Mit dem stetig weiterentwickelten Low-Code-Ansatz ist das so einfach, dass künftig jeder Anwender Daten in einer X4 Web App tabellarisch darstellen und Kollegen oder Mitarbeitern zur Verfügung stellen kann.

Selbst anspruchsvolle und attraktive Web-Anwendungen lassen sich durch den Low-Code-Ansatz ohne Programmieren und ohne HTML-, JavaScript- oder CSS-Kenntnisse gestalten. Beschleunigt wird die Erstellung durch Layout-Optionen sowie durch das mitgelieferte Farbschema, das sich jederzeit an das Corporate Design des jeweiligen Unternehmens anpassen lässt. Indem Kunden, Partnern oder Dienstleister über die Web-Anwendungen direkt in die Abläufe einbezogen werden, werden Prozesse zudem nicht nur effizienter und maßgeblich vereinfacht, sondern auch die Bindung zu allen Prozessbeteiligten gestärkt.

Die Web Apps sind responsiv und werden sowohl auf PCs als auch auf mobilen Endgeräten perfekt dargestellt. Auch Login- und Logout-Seite lassen sich einfach gestalten und intuitive Steuerelemente reduzieren den Aufwand für die Anwender zusätzlich. Selbst Erklärvideos, Boxen, Buttons oder Links zum Teilen der eigenen Website oder einer Partnerwebsite lassen sich einfach einbinden und präzise platzieren. Die neuen Möglichkeiten verbessern die interne und externe Kommunikation und machen die Beauftragung eines Entwicklers, Designers oder einer Agentur überflüssig.

Mit dem neuen Release stellt SoftProject seinen Kunden einen kostenfreien BPMN Designer zur Modellierung von Geschäftsprozessen zur Verfügung. Mit diesem können Mitarbeiter der Fachbereiche, die keine IT-Experten sind, aber oftmals am besten wissen, worauf es bei Geschäftsabläufen ankommt, schon früh in Digitalisierungsprojekte einbezogen werden. Dank des Low-Code-Ansatzes können sie selbst Prozesse modellieren und ihr fachliches Know-how schon bei der Prozessaufnahme ohne Wissensverlust direkt in Prozesse übertragen. Die Realisierung bzw. Digitalisierung der Prozesse übernimmt die Entwicklungsabteilung dann in einem nächsten Schritt. Dieses Vorgehen vermeidet Fehler und stellt eine nahtlose Bearbeitung – von der Prozessaufnahme, über die Prozessentwicklung bis hin zur Prozessautomatisierung – sicher.

Eine weitere Neuentwicklung sind optimierte Entwicklungswerkzeuge, die die Erstellung von automatisierten Prozessen in höchster Qualität garantieren. Ein Beispiel ist die neue Problems View, die eine schnelle Fehlersuche sicherstellt. Mithilfe des verbesserten Debuggers können Prozesse live und mit echten Daten Schritt für Schritt getestet werden. Dabei spielt es keine Rolle, wie tief die Prozesse verschachtelt sind. Alle Ergebnisse der ausgeführten Prozesse, inklusive einer direkten Navigation zum Ursprung des jeweiligen Problems werden übersichtlich dargestellt. Hilfreich ist diese daher insbesondere bei Modellen mit eng miteinander verbundenen Subprozessen, komplexen Schnittstellen oder unübersichtlichen Anwendungen, die mit einem herkömmlichen Debugger in der Regel ein aufwändiges, zeitintensives Testen erfordern.

Die neuen X4 Apps stellen digitale Lösungen noch schneller bereit und vereinfachen das Deployment von Prozessen in einer X4-Laufzeitumgebung sowie den Aufbau von DevOps-Pipelines. Dazu fassen X4 Apps zusammengehörende X4-Projekte zu einer X4 App zusammen. Die darin enthaltenen Prozesse und Services lassen sich als kleines, leicht deploybares Paket als einzelne Artefakte auf einem X4 Server oder künftig auch als Microservice in verschiedenen Laufzeitumgebungen automatisch bereitstellen. Der Vorteil: Mit einer Continous Deployment Pipeline lässt sich so der Weg von der Entwicklung bis zur Bereitstellung automatisieren. Bereits kleinere Änderungen lassen sich mit DevOps-Pipelines auf Basis von X4 Apps schnell in die Produktivumgebung X4 überführen. Mit X4 Apps wird gewährleistet, dass Projekte durch Struktur und Wiederverwendung noch effizienter werden und Anwender stets den Überblick behalten. Zudem spart die Möglichkeit zur Wiederverwendung Zeit und Ressourcen.

Darüber hinaus wurde die Container-Virtualisierung bei der X4 BPMS weiterentwickelt und der Einsatz in Docker-Containern erleichtert. Dazu wurde die Größe des X4 Suite Docker Images reduziert. Kleine Docker Images fördern ein effizientes Bereitstellen der X4 Apps und senken den Ressourcenbedarf wie bspw. Speicherplatz auf der Festplatte. Zudem ist ein schnelleres Starten der X4 Server-Instanzen nach einem Deployment möglich.