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5 Ammenmärchen und 5 Wahrheiten über Digitalisierung

Teil 4

Ansprechpartner Steffen Bäuerle

Steffen Bäuerle, Communication Manager

Nach seinem Studium führte ihn sein Weg direkt in die Welt der PR, des Journalismus und der IT. Als zertifizierter Kommunikations­berater war er in Berlin für namhafte IT-Unternehmen im B2B-Umfeld und später als Projektleiter und Referent eines vom Bundes­ministerium für Wirtschaft geförderten Projekts für mehr IT-Sicherheit tätig. Vor seinem Wechsel zu SoftProject leitete der Diplom-Kulturwissenschaftler in Südamerika ein Deutsch-Kolumbianisches Institut. Seine 15-jährige Berufserfahrung zeichnen ihn als Experten für Digitalisierungs­herausforderungen und -lösungen aus.

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„Digitalisierungsprojekte sind komplex und kompliziert!“

Entscheider verbinden mit Digitalisierung oftmals ein riesiges, komplexes Unterfangen, Mehrarbeit und das Risiko, Geld in den Sand zu setzen. Diese Bedenken lassen sich leicht ausräumen, da selbst das größte Digitalisierungsprojekt aus kleinen, aneinandergereihten und aufeinander aufbauenden Teilprojekten besteht. Entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie ist es, immer das Big Picture des zukünftigen digitalen Unternehmens im Auge zu behalten, den Weg dorthin aber mit überschaubaren, schnell und einfach umzusetzenden Lösungen zu beschreiten.

Unternehmen sollten daher mit einem nicht zu komplexen Teilprozess starten, der messbare Ergebnisse liefert, in überschaubarer Zeit umsetzbar und für viele Unternehmensbereiche sichtbar ist. Gut geeignete und häufig verwendete Einstiegsprojekte sind die Automatisierung des Eingangs und die Prüfung von Rechnungen oder das Verteilen und Aussteuern von Aufträgen. Das Ziel ist ein erfolgreiches Projekt mit schnellen Erfolgen – Quick Wins –, die im Unternehmen Akzeptanz schaffen und den Weg für weitere Digitalisierungsvorhaben ebnen. Damit das gelingt, muss sowohl im Vorfeld die technische Machbarkeit geprüft als auch konsequent am definierten Prozess festgehalten werden. Allzu oft kommen während der Umsetzung noch weitere Wünsche und Anforderungen hinzu, die den Teilprozess schnell wieder zu einem mit Geschäftslogik aufgeblähten und komplizierten Großprojekt anwachsen lassen, was ja gerade vermieden werden soll.

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Schon digitalisierte Teilprojekte machen sich für Unternehmen bezahlt.

Das Geheimnis liegt in schlanken Strukturen, dem Fokus auf das Wesentliche und einer ganzheitlichen Digitalisierungsplattform, die mit ihren Features und Adaptern den Ansprüchen von Managementphilosophien und -ansätzen wie Lean Management, Total Quality Management, Business Reengineering, Kaizen oder DevOps genügt und diese in allen Phasen durchgängig unterstützt. Unternehmen nutzen sie als zentralen Treiber, um in kürzester Zeit neue Strukturen und reibungslose Prozesse zu implementieren, gemeinschaftsorientierte Kommunikation zu fördern, Ressourcen zu schonen und schnell auf Veränderungen reagieren zu können, um das Unternehmen stetig in kleinen Schritten zu verbessern.

Dass sich schon digitalisierte Teilprojekte für Unternehmen bezahlt machen, zeigen aktuelle Herausforderungen: Unternehmen, die bereits vor der Corona-Krise eine digitale Kultur mit Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams lebten, wechselten nahtlos in die Telearbeit und hielten den Regelbetrieb aufrecht, während Unternehmen, die digitale Techniken vernachlässigten, nur träge reagieren konnten. Die Studie „Digitalisierung 2020“ belegt, dass Vorreiter der Digitalisierung insgesamt besser durch die aktuelle Corona-Krise gekommen sind: Rund 80 Prozent gaben an, dass die Digitalisierung sie in dieser Phase entscheidungsfähig gehalten hat. Zum Vergleich: Auf alle Unternehmen bezogen blieb nur jede zweite Organisation entscheidungsfähig6. Viele von ihnen werden noch weit über die akute Krise hinaus mit der finanziellen Bewältigung der entstandenen Schäden zu kämpfen haben.

Übrigens: Je mehr Teilprozesse automatisiert sind, umso einfacher gestaltet sich die weitere Digitalisierung.

Digitalisierung vereinfacht Prozesse

Die Wahrheit

Unbestritten: Digitalisierungsprojekte sind kompliziert und komplex. Werden sie jedoch professionell und mit den entsprechenden Tools umgesetzt, kann die Komplexität so weit reduziert werden, dass ein Unternehmen davon nichts mitbekommt (Low-Code-Ansatz) und sich auf fachliche Themen fokussieren kann. Heruntergebrochen in Etappen wird die Komplexität des großen Ziels reduziert. Eine skalierbare, ganzheitliche und unkomplizierte Low-Code-Digitalisierungsplattform, die Schritt für Schritt mit den Anforderungen mitwächst, unterstützt dabei.