1. Technologie: Diese Dimension umfasst die Technologiebasis, Prozess-Tools und die Systemintegration.
2. Daten: Das schließt die Datenerhebung, die Datenbereitstellung und Datenverwendung ein.
3. Qualität: Dazu zählen die Prozessbeschreibung, Ausführung und Sicherheit.
4. Organisation: die Digitalisierungsstrategie, die Qualifikation und das Change Management.

Hier wird deutlich, dass Systeme wie ERP, CRM, ECM, DMS oder PIM, nur Teilaufgaben leisten können, aber nicht für eine umfassende Digitalisierung ausgelegt sind. Ihr Einsatz ist sinnvoll, wenn es um die Planung, Steuerung und Verwaltung von Ressourcen geht oder darum, Kundenkontakte zu managen, Informationen oder Dokumente zu verwalten oder produktrelevante Daten zu zentralisieren und zu steuern. Als Lösungen für diese speziellen Aufgabengebiete sind sie in zahlreichen Unternehmen unersetzlich – für eine übergreifende Digitalisierung jedoch nicht geeignet, da ihre Möglichkeiten und ihr Funktions- und Schnittstellen-Umfang zu begrenzt sind.

Diese Systeme stoßen schnell an ihre Grenzen, wenn die Lösung erweitert, ein neues Geschäftsmodell ausprobiert, neue Geschäftsfelder erschlossen oder neue Produkte oder Services angeboten werden sollen. Dafür ist eine Plattform nötig, die über weitaus mehr und andere Features verfügt, die nicht nur den Prozess an sich betrachtet, sondern auch dahinterliegende Daten, Regeln und Funktionen und über Adapter an bestehende (Dritt-)Systeme und Cloud-Lösungen angebunden werden kann. Im besten Fall können auch neue Technologien wie das Internet of Things (IoT), Big Data oder Machine Learning erschlossen werden.

Im Fokus von digitalen Geschäftsprozessen und der gesamten digitalen Transformation stehen immer Daten. Nur wem es gelingt, Daten über Schnittstellen aus unterschiedlichen IT-Systemen zu sammeln und für einen reibungslosen, medienbruchfreien Datenfluss aufzubereiten, kann alle Vorteile der Digitalisierung nutzen. Die oben genannten, für bestimmte Teilaufgaben ausgerichteten Systeme kratzen nur an der Oberfläche und lassen tieferliegende Daten brachliegen. Entscheidend ist eine Lösung, die die digitale  Transformation ganzheitlich betrachtet: von der Integration bis zum Betrieb, die sich von möglichst vielen Mitarbeitern bedienen lässt – auch von Nicht-IT-Experten – und die darüber hinaus so mächtig ist, dass sie alle Digitalisierungsaufgaben schnell lösen kann.

Dazu zählen auch Branchenlösungen, mit denen Unternehmen ihre Digitalisierungsprojekte beschleunigen können, wie der automatisierte Netzanschlussprozess (Energieversorger), der Prozesse für eine elektronische Schadenabwicklung (Versicherer) oder branchenspezifische Portal- und Self-Service-Lösungen für Sachbearbeiter, Kunden oder Lieferanten. Cloud-Lösungen mit vorgefertigten Bausteinen für Standardprozesse sind oftmals kostengünstiger als individuell entwickelte Lösungen. Dabei können Unternehmen zwischen Private-, Public- oder Hybrid-Cloud-Modellen wählen. Ein hybrides Betriebskonzept hat den Vorteil, dass sich typische Branchenprozesse und Schnittstellen in die Cloud auslagern lassen, während die Anbindung der Back-End-Systeme und  unternehmensspezifische Abläufe im eigenen Rechenzentrum, das im Idealfall unter Gesichtspunkten der Informationssicherheit ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert ist, betrieben werden können.

Ein Fehler, den Unternehmen hingegen nicht machen sollten, ist, ihr Kernsystem mit steigenden IT-Herausforderungen und -Anforderungen mit individuellen Teil- und Einzellösungen aufzublähen. Ein Wildwuchs entsteht, der sie von mehreren Lieferanten abhängig macht, den Verwaltungs- und Wartungsaufwand erhöht und Innovationsfähigkeit drastisch bremst. Ein übergreifendes Tool, über das sich alle Daten und Prozesse medienbruchfrei steuern, monitoren und je nach Anforderungen skalieren lassen.