So vernetzt die X4 BPMS in Corona-Zeiten Krisen-Experten

Hygiene- und Abstandsregeln, möglichst wenige Personen in einem Raum – die amtlichen Verordnungen rund um das Coronavirus gelten auch für die Stabsabteilungen des Katastrophenschutzes der Stadt Baden-Baden, die über Schutzmaßnahmen für die Bevölkerung in der Region entscheiden. Eine perfekte und stetige Abstimmung zwischen den Krisen-Experten kann über Menschenleben entscheiden. Dabei gibt es allerdings ein Problem: Beratungstreffen im Krisenraum sind aufgrund der Ansteckungsgefahr nicht möglich. Abhilfe schafft seit März 2020 ein gemeinsames Web-Portal, über das die Entscheider Neuigkeiten, Dokumente und Statistiken zur Corona-Lage austauschen und darauf aufbauend Pläne schmieden.

Hochwasser, Waldbrände und Stürme – der rund 20-köpfige Führungsstab kennt sich mit heiklen Situationen aus. Doch die Corona-Lage ist auch für die Experten neu, die sich teils hauptberuflich, teils ehrenamtlich engagieren und aus Behörden, Ämtern, Dienststellen und verschiedenen Hilfsorganisationen kommen, die in einem Katastrophenfall benötigt werden. Dazu zählen unter anderen die Feuerwehr, die Polizei, das Technische Hilfswerk (THW), das Deutsche Rote Kreuz (DRK), die Deutsche Lebens-Rettungs-Gesellschaft (DLRG) und die Bergwacht.

„Situationen wie das Februar-Hochwasser haben wir in wenigen Tagen im Griff. Bei der Corona-Pandemie ist das anders: Sie ist langfristig, zieht sich über Monate, vielleicht sogar Jahre hin“, sagt Gerhard Lier. Er ist Ausbilder und Einsatzleiter bei der Bergwacht und unterstützt beim Bevölkerungsschutz der Stadt Baden-Baden die Stabsbereich 2 „Lagewesen“. Er beobachtet akribisch den Verlauf der Patientenzahlen und Neuinfizierten, sammelt Informationen und bereitet diese für seine Kollegen aus dem Führungsstab auf.

Die für Statistiken benötigten Lagedaten zieht sich das Web-Portal tagesaktuell und zum größten Teil automatisiert aus unterschiedlichen Quellen, zum Beispiel von der Website des Ministeriums für Soziales und Integration. Da Zahlen allein nicht immer für eine qualifizierte Lagebewertung ausreichen, können die Stabsmitglieder zusätzlich weiterführende Dokumente hochladen und Links teilen. „So sind wir abteilungsübergreifend immer auf demselben Stand. Selbst relevante E-Mails legen wir für alle zugänglich ab und stellen damit sicher, dass keine Informationen in Spam-Ordnern verloren gehen“, so Lier.

Krisenmanagement ist komplex. Zahlreiche Akteure verantworten unterschiedliche Spezialgebiete. „Ein gemeinsamer Informations-Pool ist umso wichtiger, damit wir als einzelne Stabsabteilungen, kurz „S“, unsere jeweiligen Informationen teilen und abstimmen können.“ S1 ist dabei für das Personal verantwortlich, S2 für die Darstellung der Krisenlage, S3 obliegt die Einsatzplanung, S4 kümmert sich um die Materialbeschaffung wie Schutzausrüstungen und die Verpflegung, S5 versorgt die Presse und Öffentlichkeit mit Informationen und S6 stellt die technische Kommunikation, beispielsweise über Funk, sicher.

„Jede Abteilung ist für ein funktionierendes Krisenmanagement enorm wichtig. Die Einschätzung der Gesamtlage und die Koordination der weiteren Maßnahmen muss daher auf Grundlage einer gemeinsamen, abgestimmten Informationsbasis aller beteiligten Spezialgebiete erfolgen“, so Lier. Beispielsweise die Notwendigkeit ein Bürger-Telefon als direkten Draht zur Bevölkerung einzurichten, Pläne für den Aufbau und Betrieb provisorischer Krankenhäuser zur medizinischen Versorgung, die Bereitstellung von Notunterkünften oder Ablaufpläne, wie im Ernstfall ein Pflegeheim zu evakuieren ist.

Persönlicher Austausch findet zusätzlich in regelmäßigen Video-Konferenzen und Telefonaten statt. Die zentrale Informationsplattform ist jedoch das Web-Portal. Manche Kollegen seien „digitaler unterwegs“ als andere, sagt Lier. Daher habe er die Oberfläche intuitiv, mit grafischen Elementen und farblich abgesetzten Übersichtskarten gestaltet. Auf einen Blick können die Kollegen die aktuelle Lage von Neuinfektionen, in einzelnen Landkreisen oder in Städten wie Baden-Baden, Karlsruhe oder Offenburg, aber auch in angrenzenden Gebieten wie dem Elsass abrufen und bewerten: Bei Grün ist die Situation unkritisch, bei Rot besteht Handlungsbedarf.

Die Feuertaufe ist bestanden. Interaktionen und Statusmeldungen zeigen: Führungskräfte des Krisenstabs nutzen das Web-Portal von SoftProject rege und es soll zukünftig auch für andere Ausnahmesituationen genutzt werden.