X4 BPM Rules: Überlassen Sie Logik-Entscheidungen nicht dem Zufall! Im März 2019 veröffentlicht SoftProject die Version 6.0 seiner Digitalisierungsplattform X4 Suite. Mit dieser lassen sich Geschäftsprozesse nicht nur auf einer grafischen Oberfläche modellieren, sondern sie lassen sich auch komplett ohne Programmieren ausführen. Das bedeutet, dass auch Nicht-IT-Experten und Prozessverantwortliche Geschäftsprozesse automatisieren können. Sie können in X4 BPM Rules mit dem Rule-Baustein Entscheidungstabellen in BPMN modellierte Geschäftsprozesse einfügen,Regeln für Entscheidungen festlegen, die Ergebnisse automatisiert prüfen und den Weiterverarbeitungsprozess steuern – ohne die Unterstützung eines Technikers.

Für Business-Analysten, Prozessverantwortliche oder Consultants ist beim Designen von Prozessen entscheidend, dass diese entsprechenden fachlichen Anforderungen genügen und effizient, reibungslos und zielführend verlaufen. Technische Details, wie der Aufbau eines Adapters oder die Funktionsweise eine Schnittstelle zu einem Dienstleister, sind für sie irrelevant. Die Umsetzung sämtlicher automatisierter Vorgehen ist im Allgemeinen die Aufgabe der Techniker und Software-Entwickler.

Damit Geschäftsprozesse auch ohne die Unterstützung von Software-Entwicklern modelliert werden können, bietet SoftProject mit dem Regelbaustein X4 BPM Rules eine Neuheit, die Unternehmen dabei hilft, kostensparend und effizient zu arbeiten. X4 BPM Rules erfüllt den von der Object Management Group (OMG) definierten offiziellen Notationsstandard für Entscheidungsregeln im Geschäftsprozess-Management „Decision Model and Notation“ (DMN). Dieser Standard bestimmt, wie Organisationen sich wiederholende Entscheidungen beschreiben sollten und bietet eine einfache Möglichkeit für effizientes Modellieren. Eine einheitliche und verständliche Basis erlaubt es internen wie externen Nutzern effektiv bei der Entscheidungsmodellierung zusammenzuarbeiten.

Entscheidungstabellen erstellen

Zentrales Element der X4 BPM Rules sind Entscheidungstabellen, die sich mit dem X4 BPM Rule-Baustein in Geschäftsprozesse einfügen lassen. In diesem Baustein können Regeln für Entscheidungen festgelegt, automatisch geprüft und das Ergebnis für die Weiterverarbeitung im Geschäftsprozess zurückzugeben werden. Ist im X4 Designer ein BPMN-Prozess geöffnet, lässt sich der Regelbaustein  per Drag and Drop auf die grafische Oberfläche ziehen und in einen Prozess integrieren. Mit einem Klick öffnet sich die Entscheidungstabelle im DMN Decision Table Editor. Die Tabelle lässt sich wie in geläufigen Tabellenkalkulationsprogrammen bearbeiten.

Abb. 1: DMN Decision Table Editor

Im DMN Decision Table Editor stehen übersichtlich dargestellte Funktionen bereit, um die Tabelle zu bearbeiten. Jeder ist im Sinne der Nutzerführung eine eigene Spalte, Zeile oder Zelle zugewiesen. Die Tabelle kann beliebig angepasst werden: Spalten oder Zeilen hinzufügen, Zeilen nach oben oder unten verschieben, die Reihenfolge der Regeln ändern oder Anmerkungen eingeben–alles per Drag & Drop und über die Auswahl der Bedienelemente.

Regeln „business-friendly“ automatisieren

Die Entscheidungstabellen verfügen über eine standardisierte Notation zur regelbasierten Entscheidungsmodellierung und eine standardisierte Ausdruckssprache, die sogenannte Simple Friendly Enough Expression Language (S-FEEL). Damit lässt sich die Entscheidungslogik in natürlicher Sprache „business-friendly“ beschreiben. Gleichzeitig erlaubt sie als formale Auszeichnungssprache mit festgelegter Semantik, Grammatik und definierten Regeln die Interpretation und das Ausführen von Werten und kann Zeichenketten, Zahlen, einfache arithmetische Operationen und simple Vergleichsprüfungen interpretieren. So lassen sich über die Sprache Entscheidungen automatisieren.

Beispiel: Rechnungsprüfung und -freigabe automatisieren

Wenn eine Entscheidungstabelle angelegt wird, müssen zunächst die Merkmale und Fachdaten definiert werden. Am Beispiel eines Prozesses zur elektronischen Rechnungsprüfung sind das z. B. die Rechnungssumme, die Währung oder Informationen zu Rabattierungen. Auf der Basis dieser Merkmale lassen sich Regeln erstellen, die bestimmen, was im weiteren Prozessverlauf mit der eingegangenen Rechnung passieren soll. Sämtliche Rechnungsformate, wie PDF, Word usw. können mit Features der X4 Suite beliebig umgewandelt und angepasst werden. Die Steuerung und Entscheidung, auf welche Art und Weise die Rechnung beispielsweise bei einer Prozess-Verzweigungen weiterverarbeitet werden soll, übernimmt der Bedingungs-Editor. Diese hinter der Tabelle liegende Engine prüft auf die Merkmale, ordnet diese zu und trifft automatisch die in der Regel definierte Entscheidung. Die Rechnung wird auf dem korrekten Weg verarbeitet.

Abb. 2: Vergleichsoperatoren

Regeln in Entscheidungstabellen definieren

Um das Prinzip zu veranschaulichen, sind hier einfache Beispiele von hilfreichen Regeln innerhalb eines Rechnungsfreigabeprozesses aufgeführt.:

  • Eingehende Rechnungen mit einem Betrag von bis zu 100 Euro werden automatisch freigegeben. Eine manuelle Freigabe ist nicht notwendig.
  • Ist der Rechnungsbetrag 150 Euro, ist aber aufgrund von Sonderkonditionen auf 80 Euro rabattiert, wird die Rechnung ebenfalls automatisch freigegeben, da die Summe unter 100 Euro liegt. (vgl. Regel 1)
  • Anders verhält es sich bei einem höheren Rechnungsbetrag, z. B. von 5.000 Euro. Hier wurde eine Variable definiert, die besagt, dass ein Sachbearbeiter die Rechnung prüfen und manuell freigeben muss. In diesem Fall wird die Rechnung automatisch einem Sachbearbeiter zugewiesen. Es ist auch möglich, die Rechnung einer ganzen Gruppe zuzuweisen, sodass eine Person, die aktuell Kapazitäten hat, die Freigabe übernehmen kann.

Abb. 3: Beispiel eines automatisierten Freigabeprozesses

Nach diesem Muster lassen sich beliebig viele Regeln definieren. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von über 10.000 Euro von einem Abteilungsleiter freigegeben werden müssen, oder die Freigabe von Rechnungen, die in einer fremden Währung oder Sprache vorliegen, unabhängig vom Betrag durch die Geschäftsleitung erfolgt. Die definierten Regeln können sortiert und priorisiert werden.  Für den Fall, dass eine bestimmte Regel nicht für eine Rechnung zutrifft, kann festgelegt werden, dass die Rechnung automatisch an eine nächste Regel weitergeleitet wird. Mehrere Regelbausteine können miteinander verknüpft werden, um auch sehr komplexe Regelwerke einfach und übersichtlich abbilden zu können.

Automatisiert gesteuerte Zusammenarbeit fördert die Effizienz 

Für weiterführende Beschreibungen wie Stichworte oder Begriffserklärungen lassen sich in X4 BPM Rules freie Anmerkungen zu den jeweiligen Regeln hinzufügen und hinterlegen. Diese sog. Annotations dienen lediglich der Verständlichkeit und werden technisch nicht ausgewertet. Über das integrierte Monitoring Tool lässt sich der Fachstatus in Echtzeit prüfen und es kann beispielsweise nachvollzogen werden, in welchem Prozessschritt sich die Rechnung gerade befindet, von wem sie bearbeitet, abgelehnt oder weitergeleitet wurde.

X4 BPM Rules: Ein Tool für alle Fälle

Mit dem X4 BPM Rule-Baustein und den Entscheidungstabellen kann ein Business-Analyst, ein Prozessverantwortlicher oder ein Consultant automatische Entscheidungen festlegen und zwar ohne die Hilfe eines Technikers oder Programmierers. Die Einsatzbereiche der X4 BPM Rules sind nahezu unbegrenzt, und umfassen sämtliche Logikentscheidungen egal in welcher Hierarchieebene, Abteilung oder Branche. Weitere Beispiele für den Einsatz sind Bestellvorgänge und sämtliche Freigabeprozesse, wie die Urlaubsfreigabe. Über X4 BPM Rules lässt sich automatisieren, ob etwa, um beim Beispiel zu bleiben, der beantragte Urlaub noch verfügbar ist und der Mitarbeiter noch freie Tage nehmen kann, ob zu dieser Zeit ein Stellvertreter benannt werden muss und dass der Mitarbeiter eine Bestätigung per E-Mail bekommt, wenn sein Urlaub genehmigt wurde. Das alles lässt sich ganz einfach über die Entscheidungstabellen lösen. Im Gegensatz zu marktüblichen Lösungen, bei denen Business-Analysten, Prozessverantwortliche und Consultants Prozesse lediglich zeichnen können und Entscheidungstabellen nach wie vor programmiert werden müssen, lassen sie sich in X4 BPM Rules auch ausführen – ohne die Unterstützung eines Technikers oder Software-Entwicklers.

FAZIT:

Mit den BPM Rules können auch Nicht-IT-Experten alle Prozessschritte mit den beteiligten Rollen abstimmen und Schnittstellen, Kommunikationswege sowie fachliche Regeln eines Prozesses definieren. Diese direkte und einfache Modellierung von Logiken und Entscheidungen in Geschäftsprozessen ohne technische Unterstützung und ohne Programmieren spart Unternehmen Zeit und Geld. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Nachvollziehbare und überprüfbare Steuerung von Geschäftsprozessen in sämtlichen BPM-Prozessen – DMN standardkonform.
  • Modellierung von Geschäftsregeln durch die Fachbereiche – ohne Unterstützung eines Technikers oder Software-Entwicklers
  • Abbildung mittels Entscheidungstabellen in DMN
  • Festlegen von frei definierbaren Regeln
  • Automatisierte Prüfung von Datenströmen oder Dokumenten
  • Notationsstandard zur regelbasierten Entscheidungsmodellierung mittels Simple Friendly Enough Expression Language (S-FEEL)