Auftragsmanagementsystem umsetzen mit der X4 Suite

Nutzen Sie unsere Lösung auf Basis von X4 Activities, um die Auftragsdisposition zu zentralisieren und externe Vertragspartner einfach und sicher in den Gesamtablauf zu integrieren.

Die Herausforderung

Effizienteres Auftragsmanagement

Unser Kunde, eine Kfz-Überwachungsorganisation freiberuflicher Kfz-Sachverständiger, bietet qualitativ hochwertige Dienstleistungen für ihre Vertragspartner und deren Kunden. Voraussetzung hierfür ist eine gut strukturierte Organisation der Geschäftsprozesse und eine leistungsfähige, flexible IT-Landschaft, die diese Abläufe möglichst direkt abbildet. Unser Kunde suchte daher nach einer Lösung, die eine zentrale Auftragsdisposition ermöglicht und den gesamten Geschäftszyklus durchgängig unterstützt.

Unsere Lösung

Auftragsdrehscheibe für Auftraggeber und Sachverständige

Eine wesentliche Herausforderung war die Vernetzung aller am Gesamtprozess beteiligten Personen. Ein Auftrags­management­system auf Basis des X4 Enterprise Service Bus und X4 Activities bot die perfekte Lösung. Herzstück der Anwendung ist der X4 Server. Diese auf XML-Technologie basierende Plattform steuert den Datenfluss zentral. Über eine einheitliche Web-Oberfläche tauschen die Anwender Daten ohne Medienbrüche aus – unabhängig von Formaten und Systemen.

Externe wie interne Auftrags- und ID-Nummern, Datumsangaben sowie Statusanzeigen stellen eine zuverlässige Zuordnung der Aufträge sicher. Als vorangestelltes System für die Fakturierung stellt die X4 Suite alle handelsrechtlich relevanten Informationen auftragsbezogen zur Verfügung. Jede Änderung von Daten und jede Statusänderung wird aufgezeichnet und ist auf Wunsch nachvollziehbar. Erledigte Aufträge sind in der Oberfläche jederzeit mit allen dazugehörenden Auftragsanlagen revisionssicher gespeichert und abrufbar.

Weitere Anforderung an das System war, dass auch Kunden den Sachverständigen direkt vor Ort und nicht über die Zentrale beauftragen können. Mit einem entsprechenden Modul kann der Sachverständige nun Aufträge aus seinem definierten Kundenbereich für sich selbst anlegen und verkürzt so die Auftragsbearbeitung über die Zentrale.

Auftragsdrehscheibe

An dieser Lösung beteiligte Produkte:

  • X4 Designer: Mappen ausführbare technische Prozesse erstellen und Daten
  • X4 Server: Verarbeiten der Geschäftsprozesse und der technischen Services
  • X4 Activities Framework: Bereitstellen der Web-Oberfläche zur Auftragsbearbeitung

Ihre Vorteile

Produktivitätssteigerung bei der Auftragsabwicklung und mehr Transparenz

Die neue Lösung bietet gegenüber dem bisherigen System eine gut strukturierte Benutzerverwaltung mit spezifischen Rechtezuordnungen pro Bearbeitergruppe. Externe Vertragspartner lassen sich so einfach und sicher in den Gesamtablauf integrieren. Sie melden sich über den Web-Browser an und können Daten mit der Zentrale austauschen. Auftraggeber können sich mit der Web-Oberfläche jederzeit einen Überblick über ihren Auftragsbestand verschaffen und den jeweiligen Status und Ergebnisdokumente abrufen.

Mehrere 100.000 Aufträge wurden seit Einführung der Lösung bereits abgewickelt. Ergebnis war nicht nur eine höhere Qualität und Professionalität bei der Auftragsabwicklung, sondern auch eine deutliche Zeitersparnis von rund 50 Prozent beim Einspielen von Auftragspaketen. Die Auftragsabwicklung wurde damit auf ein professionelles und flexibles Fundament gesetzt.

Branche:

Versicherungswirtschaft

Kategorien

  • Services bereitstellen
  • Daten transformieren
  • Menschen einbinden

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Ihr Ansprechpartner

Pascal Popp

Sales Manager Versicherungswirtschaft

ed.tcejorptfos@ppop.lacsap
+49 7243 56 175-0